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La gestion du temps est un élément important de la réussite dans tout emploi. Elle permet de mieux utiliser le temps limité dont on dispose pour accomplir les tâches, de gérer les niveaux de stress et de s’assurer que les objectifs sont atteints efficacement. C’est particulièrement vrai lorsque l’on a un rôle de manager et une équipe à mener vers le succès.

Dans cet articles je vous donne 11 conseils qui peuvent vous aider à mieux gérer votre temps et à devenir plus efficace.

1. Définir ses objectifs

Premier élément majeur de la gestion du temps : se fixer des objectifs. C’est essentiel car cela vous aide à rester concentré sur ce qui est important. Cela oriente votre activité dans une direction donnée.

Prenez un peu de temps chaque jour pour fixer des objectifs quotidiens et créer un plan d’action axé sur les objectifs. Cela vous permettra de vous assurer que vous progressez dans la réalisation de vos tâches les plus importantes.

2. Créer une routine

La mise en place d’une routine autour de votre journée de travail vous aidera à rester productif et à utiliser votre temps judicieusement.

Commencez par créer un programme idéal avec des blocs de temps spécifiques pour chaque tâche ou activité, puis entraînez-vous à respecter ce programme autant que possible.

3. Créer un calendrier

Créer un calendrier des activités à réaliser pour vous-même et votre équipe vous permettra d’identifier les tâches à accomplir et de les classer par ordre de priorité en fonction de leur importance ou du délai dans lequel elles doivent être réalisées. Ce sera également la base du suivi d’activité que vous pourrez réaliser de manière périodique.

L’établissement d’un calendrier vous aidera à rester organisé et sur la bonne voie, vous pourrez ainsi vous assurer que toutes les tâches sont effectuées en temps voulu. En ce sens, il est question de planification et c’est, en réalité, l’un des aspects les plus importants de la gestion du temps.

4. Établir des priorités

Lorsque vous êtes un manager d’équipe occupé, il est important de hiérarchiser votre temps afin d’en tirer le meilleur parti. Cela signifie qu’il faut identifier les tâches les plus importantes qui doivent être accomplies chaque jour et s’assurer qu’elles le sont en premier.

En hiérarchisant votre temps, vous pouvez vous assurer que les tâches les plus importantes sont accomplies, même si vous n’avez pas le temps de faire tout ce qui figure sur votre liste.

Je vous recommande de dressez une liste quotidienne des tâches à accomplir et de déterminer les 3 tâches prioritaire à effectuer. Celles qui vous permettront d’avancer vers l’atteinte de vos résultats. Cela vous aidera à concentrez sur les éléments les plus importants chaque jour. En outre, veillez à inclure les petites et les grandes tâches dans votre liste afin de pouvoir constater facilement vos progrès lorsque vous les cochez.

5. Fixer des limites de temps pour les tâches

Une autre façon de gagner du temps est de fixer des limites de temps pour chaque tâche que vous devez accomplir. Cela vous aidera à rester concentré et à ne pas vous perdre dans les détails.

Par exemple, si vous savez que vous ne disposez que de 30 minutes pour accomplir une certaine tâche, vous serez plus enclin à vous concentrer sur l’essentiel et à ne pas vous laisser distraire.

A lire également : La technique pomodoro – un moyen simple de gagner en concentration.

6. Déléguer des tâches

L’une des meilleures outil de gestion du temps en tant que manager d’équipe est de déléguer des tâches à vos collaborateurs, chaque fois que cela est possible. S’il y a des tâches que quelqu’un d’autre peut faire aussi bien, voire mieux, que vous, il est préférable de les lui confier afin de vous libérer du temps.

Lorsque vous déléguez des tâches, veillez à donner des instructions et des délais clairs afin que les membres de votre équipe sachent exactement ce que l’on attend d’eux. Veillez à choisir des personnes qui sont capables de les accomplir. Validez avec elles qu’elles disposent du temps nécessaire, pour réaliser ces tâches, dans leur emploi du temps.

7. Prendre des pauses

Cela peut sembler contre-intuitif, mais faire des pauses peut en fait vous aider à gagner du temps en tant que manager. En effet, les pauses vous aideront à éviter l’épuisement et vous permettront de revenir au travail frais et dispos, prêt à vous concentrer.

Assurez-vous de prévoir des pauses chaque jour afin de vous ressourcer et d’éviter de vous laisser déborder. De plus, les pauses vous permettront de faire le vide dans votre esprit et de trouver de nouvelles idées.

8. Savoir dire non

L’une des choses les plus difficiles à faire pour les personnes occupées est de dire non, mais c’est une compétence importante à acquérir si vous voulez gagner du temps. En effet, dire non vous empêchera d’accepter plus que vous ne pouvez gérer, ce qui pourrait entraîner frustration et stress.

Si vous vous sentez dépassé, prenez du recul et évaluez ce qui est vraiment nécessaire avant de vous engager dans quoi que ce soit d’autre.

9. Utiliser la technologie

La technologie peut également vous aider à gagner du temps. Il existe de nombreux logiciels et applications qui peuvent automatiser ou rationaliser les tâches. En utilisant la technologie, vous pouvez accomplir des tâches plus rapidement et plus efficacement.

Il existe aujourd’hui plusieurs applications spécialement conçues pour maximiser l’efficacité au travail, tels que les logiciels de suivi du flux de travail ou les programmes d’automatisation de la messagerie électronique, qui permettent aux utilisateurs de rationaliser facilement des processus tels que la planification de réunions ou l’envoi de rappels concernant des événements à venir. Bonne nouvelle, bon nombre de ces outils sont gratuits ou peu onéreux par rapport aux services rendus !

10. Organiser son espace de travail

Un espace de travail organisé vous évitera les distractions et vous fera gagner du temps à long terme, car tout sera facile à trouver en cas de besoin. Gardez votre bureau en ordre et éliminez tout ce qui vous encombre, comme les papiers inutiles ou les objets qui prennent de la place mais ne servent à rien. Veillez néanmoins à conserver dans votre champ de vision un objet que vous aimez particulièrement, il pourra être une source de motivation en cas de baisse de régime.

Si vous êtes un manager nomade, veillez à emporter dans votre sac vos essentiels pour être efficace et vous sentir bien en tout lieu. Pensez à prendre avec vous votre mug préféré pour boire votre boisson chaude préférée par exemple.

11. Piloter son activité

Le suivi de l’avancement de vos tâches est un autre élément clé de la gestion du temps. Assurez-vous de mesurer l’efficacité de votre système en notant le temps passé sur chaque tâche et les résultats obtenus.

L’une des meilleures façons de s’assurer que votre système fonctionne est de l’évaluer constamment et d’y apporter les ajustements nécessaires. Prenez le temps, toutes les semaines ou tous les mois, de revoir ce qui a été efficace pour vous, ce qui ne fonctionne pas bien et les points sur lesquels de petits changements pourraient avoir un impact important sur vos résultats.

En évaluant votre système de cette manière, vous vous assurez que vos efforts de gestion du temps produisent toujours des résultats positifs à long terme.

Si vous voulez réussir dans n’importe quel emploi, en particulier dans un rôle de manager, la gestion du temps est essentielle. Elle vous assure d’utiliser plus efficacement votre temps pour accomplir vos tâches et gérer votre niveau de stress.

Dans cet article, j’ai partagé 11 conseils qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences en matière de gestion du temps. Lequel de ces conseils vous sera le plus utile ? Faites-le moi savoir dans les commentaires.

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