Avant de partir en vacances, il est important pour tout manager de se préparer pour s’assurer de profiter pleinement de ses vacances.
Dans cet article, chers managers, je vous partage les 7 choses à faire avant de partir en vacances.
Ce sont des conseils utiles pour vous aider à planifier et organiser votre absence afin de vous assurer que les affaires continuent de fonctionner normalement en votre absence.
Anticiper et planifier
1. Identifier les tâches clés à accomplir avant le départ
Il serait vraiment dommage de partir en congés et vous réveiller un matin en vous disant : « mince j’ai oublié de faire telle chose avant de partir !».
Votre réflexe pourrait être de vous reconnecter (si vous pouvez le faire) ou appeler vos collègues présents pour traiter ce sujet oublié.
Sinon vous pourriez passer le reste des vacances à ruminer sur ce que vous auriez dû faire. Sans dire que vos vacances seraient gâchées, elle pourraient être moins paisibles.
2. Affecter et déléguer des responsabilités à l’équipe
Assurez-vous d’expliquer à chaque membre de votre équipe les dossiers que vous souhaitez leur déléguer pendant votre absence.
Les sujets en cours à finaliser avec les deadlines associées et les endroits où trouver les documents et contacts nécessaires pour avancer.
3. Déterminer les tâches prioritaires à accomplir au retour
Préparez votre feuille de route de rentrée comprenant les sujets à initier et les rdv à planifier pour la rentrée. Cette étape est très utile pour éviter de vous poser des questions sur ce que vous aurez à faire à votre retour.
Vous saurez à l’avance que tout est prévu. Et le jour J, vous n’aurez qu’à ressortir votre feuille de route de rentrée.
Idéalement, vous aurez vu avec chacun de vos collaborateur si sa feuille de route de rentrée est prête avant son départ.
Il y aura deux cas de figure :
- Premier cas de figure, votre collaborateur est autonome et vous aurez seulement besoin de lui rappeler de réaliser cette feuille de route.
- Deuxième cas de figure, votre collaborateur manque d’autonomie et cela nécessitera de contrôler que cette feuille de route est réalisée et vérifier qu’elle contient.
Mon expérience :
Pour cette étape d’anticipation et de planification, un mail récapitulatif pourra faire l’affaire. Pas la peine de faire un document extrêmement formel.
A chaque période de congés d’une semaine ou plus, j’envoie un e-mail récapitulatif à mes n-1 pour qu’ils sachent les sujets à traiter en mon absence et ce sur quoi il sera nécessaire de se focaliser à la rentrée.
Ce mail contient bien évidemment les liens vers les documents qui leur seront utiles pour avancer.
Communiquer
4. Prévoir un point de contact en cas d’urgence
Cette étape consiste à créer une fiche de synthèse qui indique qui contacter pendant la période de vacances afin d’assurer la continuité du service et /ou traiter les urgences. Cette fiche doit être accessible à tous les membres de l’équipe. Cela permettra d’informer les collègues, les clients internes et externes.
Vous indiquerez dans ce document les personnes présentes en votre absence avec leur coordonnées en expliquant sur quelles thématiques elle pourront être interrogées le cas échéants.
Savoir qu’il y aura quelqu’un pour assurer la continuité de service pendant une période de congés est une source de sérénité pour vous et votre équipe et également pour vos clients internes ou externes. Même si ces contacts ne seront pas activés savoir que le dispositif a été prévu est un gage de professionnalisme.
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5. Mettre en place une réponse automatique aux e-mails et aux appels téléphoniques
Planifier son message d’absence. Cela paraît trivial, mais cette tâche peut-être vite oubliée. Enregistrer votre message d’absence indiquera la période pendant laquelle vous êtes indisponible.
Cela évitera la confusion, les doutes sur votre présence. Et cela évitera également que vous soyez dérangé pendant vos vacances pour des sujets qui peuvent être traités par un membre de votre équipe ou attendre votre retour.
Mon expérience :
A chaque fois que j’ai oublié de planifier un message d’absence, j’ai été contactée pendant mes congés, mettant dans l’embarras les personnes qui découvraient que je n’étais pas disponible.
Prévoir un message d’absence invite vos interlocuteurs à trouver une solution différente que vous contacter pour obtenir les réponses à leurs questions.
Organiser
6. Ranger son bureau
Si vous avez un bureau fixe, vous serez bien content de retrouver un bureau rangé à votre retour. Cela vous incitera à vous remettre au travail plus facilement que si vous devez commencer votre journée de reprise en ayant à ranger votre bureau.
Si vous être un travailleurs nomade, profitez des quelques jours ou semaine avant votre départ pour faire l’inventaire du matériel qui vous suit partout. Remplacer ce qui doit l’être, commandez du nouveau matériel si nécessaire. Ce sera ça de moins à gérer à votre retour.
7. Classer les documents importants et les informations clés
La période d’été est une très bonne période pour faire du rangement aussi bien avec les documents physiques qu’avec les documents électroniques.
Vous avez repoussé cette date pendant toute l’année, c’est l’occasion de vous y mettre. Vous vous en féliciterez à votre retour.
Mon expérience :
Cette année sera peut-être l’année où je vais enfin pouvoir mettre ce conseil en application !
Se détendre
8. En bonus : Se déconnecter des affaires pendant la pause
Les vacances c’est fait pour ça. Alors lâchez votre téléphone professionnel. N’ouvrez pas votre messagerie. Vous n’en reviendrez que plus reposé, détendu et avec de nouvelles idées.
Profitez -en pour réduire le stress en pratiquant des activités relaxantes ou simplement des activités qui vous font plaisir.
Mon expérience :
J’utilise le même téléphone mobile à titre pro et à titre perso. Alors pendant mes congés je désactive toutes les notifications de mes applications professionnelles sur mon téléphone.
Cela m’empêche d’être tentée de répondre aux sollicitations.
Vous savez maintenant ce que vous devez faire en tant que manager avant de partir en congés.
Pour passer à l’action, vous pouvez télécharger la checklist des choses à faire avant de partir en vacances. Cela vous permettra de profiter pleinement de vos vacances. En famille, avec des amis ou solo. Sportives, ou en mode farniente l’essentiel c’est que ce soit des vacances qui répondent à vos attentes.
Vous reviendrez au travail avec un esprit frais et créatif en toute sérénité.
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