Pourquoi et comment organiser un team-building?

Le team-building est une pratique apparue aux Etats-Unis dans les années 80 et utilisée aujourd’hui dans le monde entier. C’est un événement pour favoriser la cohésion des équipes. Le team-building fonctionne que l’équipe soit constituée de 3 ou de 200 personnes. Il permet à des groupes de personnes qui peuvent ne pas avoir l’habitude d’interagir, comme des collègues de travail dans des domaines différents par exemple, de se réunir et de vivre une expérience collective en pratiquant des activités qu’ils ne peuvent pas faire tous les jours au travail.

Nos routines quotidiennes nous éloignent parfois les uns des autres. Au travers des activités réalisée lors d’un tel évènement, chaque collaborateurs aura la possibilité de dévoiler des talents cachés ou d’autre facettes de sa personnalité.

En tant que manager, vous pouvez souhaiter mettre en place un tel événement pour favoriser ou renforcer l’engagement de votre ou vos équipes. Dans cet article je vous explique comment organiser un team-building.

Les 6 étapes clés de l’organisation d’un team-building

1. Définir un objectif.

Définissez votre objectif pour faire de votre événement un succès ! La chose la plus importante est de savoir ce que vous voulez que cette occasion particulière vous apporte. S’agit-il plutôt d’un remerciement pour tout le travail accompli ? Ou peut-être créer des échanges et des liens avec toutes les personnes impliquées d’une manière ou d’une autre ? Ou encore encourager les équipes, les motiver par rapport aux activités futures à réaliser ?

2. Trouver une thématique.

Une fois les objectifs posés, il faut trouver une thématique pour l’événement un fil rouge qui permettra de lier les activités entre elles et pourra être très utiles pour tous les moments de transitions.

3. Déterminer un budget par personne

Le coût dépendra du nombre de participants. Les postes les plus élevés concernent la location du lieu et la restauration, ensuite le coût variera selon les activités réalisées. Hors location de lieu et restauration, il est possible de trouver des activités à partir de 10 à 15 euros par personne.

Pour bien comparer les offres, ce budget par personnes devra comprendre les postes suivants :

1. La durée de l’évènement : une demi-journée semble être le minimum, 1 journée entière c’est bien également. Pourquoi pas un week-end? A chacun de voir en fonction de ses moyens et de ses objectifs
2. Est-ce que l’évènement va être créé en interne ou allez vous faire appel à un prestataire pour l’organisation globale de l’événement? On peut faire appel à des agences spécialisées ( en voici 2 top avec lesquelles j’ai déjà travaillé en exemple : System Event et Les Marches de Gabriel) qui vont offrir une prestation clé en main avec la recherche d’un lieu et de tous les prestataires dont vous pourrez avoir besoin, de la restauration en passant par les animateurs des activités. Plus il y a de participants au team-building, plus il est important, voir nécessaire de faire appel à un prestataire spécialisé dans l’évènementiel pour aider à l’organisation de votre événement. Faire appel à un professionnel, c’est s’assurer d’avoir des participants vraiment satisfaits. C’est également du stress en moins pour vous car vous savez que vous serez supporté par une équipe de professionnels.
3. La location du lieu si vous décidez d’effectuer cet évènement en dehors des locaux de votre entreprise (ce qui est préférable à chaque fois que c’est possible).
4. La restauration : petit-déjeuner, pauses café, déjeuner, cocktail apéritif de fin d’évènement, dîner… Les participants sont toujours très sensibles à la qualité et à la quantité des mets et boissons qui leurs sont proposés.
5. Le coût des activités si vous décidez de faire intervenir des prestataires externes.

4. Poser le dérouler de la journée

Une fois les objectifs, la thématique et les activités trouvées, c’est le moment de bâtir un agenda de la journée (également appelé, déroulé ou chemin de fer). C’est à partir de ce déroulé que vous pourrez établir le conducteur qui sera le reflet de tout ce qui va se passer pendant tout l’événement minute par minute. Le conducteur, c’est vraiment l’outil qui vous permettra de piloter le temps et le rythme de votre évènement.

5. Préparer le plan de communication l’évènement

Préparer une invitation qui donne envie de participer et qui contient les informations essentielles.

Rappeler régulièrement quand l’évènement va avoir lieu et que la présence de tous est nécessaire en utilisant tout les formats de communication dont vous disposez : e-mails, sms, rappel à l’occasion de réunions, affiches, compte à rebours, site dédié …

6. Prévoir l’après team-building

Penser à ces dernières étapes vous sera utile pour ancrer l’évènement auprès des participants et pourquoi pas donner envie à vos nouveaux collaborateurs qui n’ont pas participé.

• Préparer un questionnaire de satisfaction pour avoir une idée précise de ce qui a plu ou déplu aux participants.
• Diffuser les vidéos et/ou photos de l’évènement.
• Mettre en place les plans d’actions qui pourraient découler des activités réalisées lors de l’évènement.

A lire également : Comment motiver durablement son équipe ?

7 idées d’activités qui peuvent être réalisées pour un team-building

• Artistique :
  • Réalisation d’un court métrage ou d’un vidéo clip,
  • Activité musicale : percussion, intervention d’un chef d’orchestre,
  • Danse, flash mob
  • Peinture, fresque géante, sculpture,
  • Photo,
  • Théâtre & impro
• Créatif :
  • Bricolage,
  • Atelier floral,
  • Atelier parfum,
  • Atelier technologique : création de robots
• Enquête et escape Game :
  • Cluedo,
  • Murder partie,
  • Escape game mobile,
  • Salle d’escape game,
  • Escape game en ligne,
• Rallye et jeu de piste
  • Jeu de piste,
  • Jeu de piste dans un musée,
  • Visite d’une ville (le Paris des peintres, le paris de l’art de rue…),
  • Rallye en voiture, moto, bateau …
• Sportif
  • Accrobranche,
  • Laser game,
  • Olympiade,
  • Kho Lanta,
• Gastronomie
  • Cocktail et mixologie,
  • Cuisine,
  • Dégustation de vin,
  • Pâtisserie,
• Learning expedition
  • Visite d’entreprises innovantes,
  • Rendez-vous avec des start-up,
  • Visite d’Incubateurs, de Co-working, fablab, concepts stores…

Les clés de réussite d’un team-building

Éviter les événement où tout est top-down. Il est impératif d’impliquer les collaborateurs avec des activités qui favorisent la participation de chacun et la collaboration.

En outre, le team-building doit vraiment être rattaché à une dynamique collective du quotidien. Il ne doit pas être complètement « hors sol » et sans lien avec les activités ou les problématiques des équipes concernées. Le team-building peut-être l’occasion de prise de conscience ou de prise de recul par rapport à des difficultés relationnelles vécues au quotidien.

C’est l’animateur de la journée qui insuffle une certaine énergie à la journée. Alors si vous décidez de déléguer l’animation à quelqu’un d’autre que vous même, veillez à bien briefer cette personne sur la tonalité l’énergie que vous souhaitez donner à la journée.

J’ai eu la chance de participer à plusieurs team-buildings et j’ai toujours beaucoup apprécié, car cela m’a souvent permis de voir mes collègues sous un autre jour. Cela m’a également permis de participer à des activités et découvrir des lieux que je n’aurais pas connus autrement.

Aujourd’hui c’est plutôt moi qui organise ces évènements de cohésion d’équipe. C’est quelque chose que j’aime mettre en place car pour moi c’est un cadeau fait aux participants. Trouver un fil rouge, une thématique et des activités associées est très plaisant. Tout cela en tenant compte des contraintes liées aux lieu, au nombre de participants et au budget bien sûr.

J’ai organisé des team-buildings pour 5 personnes comme pour 200 personnes. A chaque fois j’ai été animée de la volonté que les participants passent un bon moment et aient l’occasion d’échanger, de mieux se connaître.

Alors, vous sentez vous prêt.e à organiser votre team-building ?