7 conseils pour donner du feedback

L’Art de donner du feed-back est un aspect essentiel du rôle de manager. Il peut aider les employés à améliorer leurs performances et à atteindre leur potentiel.

Plus qu’une simple formalité, le feedback est le moteur du développement professionnel, permettant aux collaborateurs d’identifier leurs points forts et leurs axes d’amélioration. Un feedback efficace démontre non seulement un intérêt sincère pour la progression de l’équipe mais crée également un environnement propice à l’excellence et à l’innovation.

Pourtant, l’exercice du feedback reste un défi pour de nombreuses managers. Comment s’assurer que le message soit à la fois pertinent et constructif ? Comment garantir que cette communication renforce la motivation plutôt que de l’entraver ? Cet article propose sept conseils stratégiques pour transformer vos sessions de feedback en leviers puissants de développement personnel et professionnel.

1. Utiliser un outil incontournable de management

Qu’est-ce que le retour d’information et pourquoi est-il essentiel dans le management ?

Le feedback est essentiel dans le management pour plusieurs raisons. Premièrement, il fournit aux employés des informations sur leurs performances. Cela peut les aider à comprendre ce qu’ils doivent travailler et améliorer. De plus, partager votre avis sur l’exécution d’une tâche ou d’une mission, est une façon de vous assurer de l’atteinte des objectifs par vos employés. En comprenant mieux là où ils peuvent s’améliorer ils augmentent leur chances de réussir.

Ce qui est important, c’est de s’assurer que les informations que vous donnez sont pertinentes et utiles pour vos collaborateurs. Vous devez également veiller à ne pas donner trop ou trop peu de feedback. Un retour trop important peut accabler les employés et leur donner l’impression de ne pas être à la hauteur, tandis qu’un retour insuffisant peut les faire se sentir perdus et incertains.

2. Choisir le bon moment

Le feedback doit être utilisé régulièrement pour s’assurer que les employés sont sur la bonne voie et atteignent leurs objectifs. Cependant, il y a certains moments où le feedback est plus important que d’autres. D’après une étude Gallup, 43% des employés les plus engagés reçoivent au moins un feedback par semaine.

Par exemple, si un employé a commis une erreur importante, il est important de lui donner un feed-back dès que possible afin qu’il puisse tirer des leçons de cette expérience et éviter de commettre la même erreur à l’avenir.

Assurez-vous que le moment est bien choisi – n’attendez pas trop longtemps après un incident

Le retour d’information est également important après un grand projet ou une présentation, car il peut aider les employés à comprendre ce qu’ils ont fait de bien et ce qu’ils doivent améliorer.

Dans certaines entreprises, le feedback de fin de projet ou de fin de mission est formalisé. C’est à dire qu’un entretien avec le ou les collaborateurs doit être réalisé par le manager. Cet entretien peut être mené à l’aide d’un questionnaire simple qui permet de noter ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné pour le collaborateur. Ce sera aussi l’occasion de mettre en avant ses réussites et ses échecs.

Le collaborateurs pourra s’appuyer sur ce retour formalisé de l’exécution de sa mission lors de futurs entretiens d’évaluation.

3. Adapter son feedback en fonction de ses collaborateurs

Le feedback peut être utilisé avec tous les employés, mais il est important de l’adapter à chaque individu. Cela signifie que vous devez tenir compte de la personnalité de votre salarié, de son style de travail et de ses objectifs.

Par exemple, si un de vos employés est très timide, vous pouvez lui donner un feedback dans un cadre privé. D’un autre côté, si votre employé est très compétitif, vous pouvez lui donner un feedback devant ses pairs.

Apprenez à connaître vos collaborateurs, ainsi, vous serez en mesure de savoir comment faire passer correctement n’importe quel message. Rappelez-vous, les meilleurs communicantes sont celles qui connaissent leur public.

A lire également : Comment bâtir une relation de confiance avec votre équipe ?

4. Choisir parmi les différents types de feedback

Il existe plusieurs types de feedback que les managers peuvent utiliser. Le type de retour le plus courant est le retour dit positif, qui souligne les points forts et les réalisations d’un employé. Le feedback positif peut motiver les employés à continuer à faire de leur mieux.

Le retour dit négatif se concentre sur les faiblesses ou les erreurs d’un employé. Bien que ce type de retour puisse être difficile à donner, il aide les employés à améliorer leurs performances.

Il est de la responsabilité de tout manager de savoir donner du feedback dit négatif à son collaborateur. Sans cela le collaborateur ne peut pas savoir comment faire pour s’améliorer.

Le feedback constructif est un mélange de feedback positif et négatif. Ce type de retour aide les employés à voir leurs points forts et leurs points faibles afin qu’ils puissent s’améliorer dans les deux domaines.

5. Partager ses commentaires de manière efficace

Tout d’abord, vous devez décider du type de retour d’information que vous souhaitez donner. Comme mentionné plus haut, il existe différents types de feedback, il est donc important de choisir celui qui est le plus approprié à la situation. Soyez claire sur ce que vous voulez obtenir avec le retour d’information. S’agit-il de faire cesser un comportement, de souligner une performance ?

Ensuite, vous devez planifier la façon dont vous allez donner le feedback. Il s’agit notamment de décider du moment et du lieu où vous allez le faire. Vous devez également réfléchir à la façon dont vous allez dire ce que vous voulez dire. Par exemple, utiliserez-vous un langage positif ou négatif ?

Enfin, vous devez assurer un suivi avec l’employé après avoir donné le feedback. Cette étape est importante pour s’assurer que l’employé a compris l’information et sait ce qu’il doit faire

Lorsque vous donnez un feedback, il est important d’être claire, concise, précise et directe. Vous devez également éviter d’utiliser des commentaires généraux, tels que « bon travail » ou « tu as bien travaillé » Vous devez plutôt vous concentrer sur des comportements ou des actions spécifiques que vous avez observés.

Il est également important d’être objective lorsque vous donnez un feedback. Cela signifie que vous devez éviter de faire des commentaires ou des jugements personnels sur le caractère d’un employé.

6. Concentrez-vous sur le comportement, pas sur la personne

Lorsque vous faites un retour d’information, il est important de se concentrer sur le comportement, et non sur la personne. Par exemple, si un employé commet une erreur, vous pouvez lui dire : « J’ai remarqué que tu as fait une erreur quand tu as fait X » Vous vous concentrez ainsi sur le comportement (l’erreur) et non sur la personne.

Le fait de mettre l’accent sur le comportement plutôt que sur la personne peut aider les employés à se sentir moins sur la défensive et plus ouverts à entendre le feedback. Cela peut également les aider à comprendre ce qu’ils doivent faire pour s’améliorer.

Être reconnu aide à mieux travailler. Selon la même étude Gallup, 78 % des salariés ont déclaré que le fait d’être reconnu les motive dans leur travail.

7. Quelle doit être la durée ?

La question de la durée idéale d’une session de feedback est complexe et ne saurait se résumer à une formule unique applicable à toutes les situations. En effet, plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer le temps nécessaire à un échange fructueux.

Premièrement, la nature et la gravité du sujet abordé sont à considérer. Un feedback portant sur des améliorations mineures ou des ajustements ponctuels peut être bref et direct, tandis qu’une discussion sur des questions de performance globale ou des comportements à changer nécessitera probablement une conversation plus approfondie et nuancée.

L’importance du sujet pour le collaborateur et son impact potentiel sur l’atteinte de ses objectifs professionnels sont également déterminants. Une session de feedback qui touche à des aspects clés de la carrière d’un employé ou à des objectifs de développement personnel exige une attention particulière, une écoute active et suffisamment de temps pour explorer les solutions et les voies de progression ensemble.

L’interaction entre le manager et le collaborateur influence aussi significativement la durée du feedback. Un dialogue ouvert, où questions et clarifications s’échangent librement, enrichit la conversation et peut prolonger la session. Cela est bénéfique, car cela signifie que le collaborateur est engagé et cherche à comprendre pleinement les observations ainsi que les attentes.

En définitive, plutôt que de fixer arbitrairement une limite de temps, il est préférable d’adopter une approche flexible, centrée sur les besoins spécifiques de la situation et du collaborateur. Le feedback doit être suffisamment long pour couvrir tous les points essentiels, offrir des clarifications et permettre un échange constructif, tout en restant concis pour maintenir l’attention et l’efficacité de la communication. La clé réside dans l’équilibre, en veillant à ce que chaque minute consacrée au feedback apporte une valeur ajoutée palpable au développement du collaborateur.

En somme, maîtriser l’art du feedback est une compétence essentielle pour tout leader aspirant à cultiver une culture de l’excellence et de l’amélioration continue au sein de son équipe. En adoptant une approche réfléchie et personnalisée, en se concentrant sur le comportement plutôt que sur l’individu, et en s’engageant dans un dialogue constructif, vous pouvez non seulement booster la performance de vos collaborateurs mais également renforcer les liens de confiance et de respect mutuel.

Rappelez-vous, la qualité de votre feedback peut transformer le potentiel en performance exceptionnelle. Intégrez ces conseils dans votre pratique managériale et à observez les changements positifs qu’ils peuvent engendrer.

Votre retour d’expérience sera précieux : n’hésitez pas à partager en commentaire comment ces conseils ont influencé votre manière de donner du feedback.