8 de nos meilleurs conseils pour une manager débutante

Lorsque j’ai été promue au poste de manager débutante, d’une équipe de quatre personnes dans une entreprise du CAC 40, je me suis sentie à la fois fière mais surtout anxieuse. Fière parce que c’était une marque de confiance importante pour moi, et également une opportunité en or pour montrer mes compétences et avancer dans ma carrière. Anxieuse, parce que je savais que le management est comme une jungle pleine de défis imprévisibles : des personnalités complexes à gérer, des objectifs ambitieux à atteindre et des problèmes inattendus à résoudre.

J’ai vite compris que mon rôle irait bien au-delà de la simple gestion des tâches et des échéances. j’étais désormais un maillon clé dans la chaîne qui peut faire ou défaire le succès de son entreprise. J’étais comme un pilotes qui doit naviguer à travers les tempêtes pour amener son équipe à bon port.

Ce que je ne savais pas encore, c’est que j’étais sur le point d’entreprendre l’une des aventures les plus enrichissantes de ma vie professionnelle. Et j’aurais vraiment aimé savoir ce que je sais aujourd’hui sur les outils et les stratégies pour non seulement survivre, mais aussi prospérer dans cette jungle du management.

Si j’avais eu entre les mains, les éléments que vous allez trouver dans cet article, j’aurais su comment prendre les commandes avec assurance, comment gérer les différentes personnalités de mon équipe, et même comment introduire des méthodes de management innovantes.

1. Les bases du leadership

Comprendre et accepter son rôle de manager débutante

Quand on débute en management on se voit surtout comme une super exécutante ou une technicienne-experte ++.

Il n’est pas rare de penser que son rôle de manager est de mener l’équipe dans l’exécution des tâches. Rapidement, on se rend compte que manager, c’est bien plus que cela. Il est aussi nécessaire d’être visionnaire, coach, médiatrice et décisionnaire.

Par exemple lors du suivi des projets en cours, je me suis rapidement rendue compte que l’un des membre de mon équipe bloquait sur une tâche depuis plusieurs jours sans en parler. C’est là que j’ai compris que mon rôle ne se limitait pas à la simple organisation des tâches.

J’ai compris que je devais adopter une mentalité de leader. C’est à dire être proactive plutôt que réactive, en anticipant les problèmes et en guidant mon équipe vers des solutions, au lieu de simplement réagir aux crises.

J’ai également réalisé que mes actions et mes décisions avaient un impact considérable sur l’équipe et, par extension, sur l’entreprise. Cela me conférait une responsabilité certaine, mais aussi une occasion unique d’initier des changements positifs.

J’ai alors décidé de mettre en place des séances de coaching individuel avec mes collaborateurs. Pendant l’une de ces sessions, j’ai découvert que l’un des membres de mon équipe avait des difficultés à s’exprimer devant le groupe pendant les réunions d’équipe. C’est pourquoi il n’avait pas partagé ses problèmes. J’ai décidé de mettre en place des formations en communication pour toute l’équipe.

Reconnaître son pouvoir officiel

Devenir manager débutante, c’est prendre conscience que ce nouveau titre confère un pouvoir officiel. Au début, je me suis sentie mal à l’aise avec cette idée, j’avais peur de devenir autoritaire. Mais j’ai aussi réalisé peu à peu que ce pouvoir est un outil pratique pour faciliter le travail de mon équipe.

J’ai fait de mon mieux pour utiliser ce pouvoir de manière éthique, c’est à dire ne pas en abuser pour intimider ou manipuler. Au contraire, j’ai appris à m’en servir pour éliminer les obstacles qui se dressaient devant mon équipe, qu’il s’agisse de bureaucratie interne ou de manque de ressources.

L’une des leçons les plus précieuses que j’ai apprise est l’art de la délégation. J’ai découvert à mes dépens que je ne pouvais pas tout faire moi-même sans risquer de m’épuiser. Déléguer certaines tâches permet de libérer son temps, mais aussi de responsabiliser son équipe, ce qui stimule leur engagement et leur motivation.

J’ai notamment délégué la rédaction des compte-rendus de réunion à certains membre de l’équipe. Cela m’a libéré du temps et a donné à ces collaborateurs l’opportunité de développer leurs compétences rédactionnelles et leur capacité à faire ressortir les points les plus importants de ces réunions.

2. La connaissance et la maîtrise de soi

Se connaître : un pilier fondamental

Pour bien gérer son équipe, j’ai compris qu’il était nécessaire de bien se connaître soi-même en premier lieu. J’ai décidé de passer plusieurs tests de personnalité professionnels comme le MBTI et le test DISC. Les résultats m’ont fournit des données précieuses sur mon style de communication et ma manière de prendre des décisions.

J’ai par exemple découvert que j’ai une personnalité très orientée vers une appréhension globale des situations et des problématiques, je n’ai pas naturellement le goût et le sens du détail. Sachant cela, j’ai fait un effort conscient pour m’intéresser aux détails de résolution des problèmes.

J’ai également travaillé à développer mon intelligence émotionnelle. J’ai appris à reconnaître mes propres émotions et celles des membres de mon équipe. Je me suis également formée à la communication non violente afin d’améliorer mes compétences en communication.

J’ai pu utiliser ces nouvelles compétences acquises lors de conflit entre des membres de l’équipe, plutôt que de réagir impulsivement, sans prise de recul, j’ai identifié les émotions en jeu et trouvé une solution qui respecte les besoins émotionnels de chacun.

Se manager soi-même

Être manager consomme énormément de temps. Entre les réunions, les e-mails et la supervision de projets, il n’est pas rare de se retrouver submergée. C’est dans de telles situations qu’il est utile de tester différentes méthodes de gestion du temps, comme la technique Pomodoro et le blocage de temps.

J’utilise toujours aujourd’hui le time-blocking pour m’assurer de garder du temps pour réaliser certaines tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. De cette manière, les projets à long terme ne sont plus relégués au second plan. Par exemple, la préparation de la revue annuelle de l’équipe, bien que non urgente, est désormais une tâche qui figure en bonne place dans mon agenda.

Après quelques mois dans son rôle de manager débutante, il est très utile et important de prendre un moment pour s’auto-évaluer. Pour cela il est possible d’utiliser des outils comme des questionnaires de feedback à 360 degrés ou sinon interroger ses collaborateurs directement avec ces 3 questions :

• Qu’est-ce qui, dans mon style de management, facilite votre travail et qu’est-ce qui le rend difficile ?
• Pouvez-vous me donner un exemple concret d’une décision récente que j’ai prise et qui a eu un impact significatif, positif ou négatif, sur vous ou sur l’équipe ?
• Quelle compétence ou trait devrais-je développer davantage pour être un meilleur leader pour vous et pour l’équipe ?

Une autre manière intéressante et simple pour s’auto-évaluer est de tenir un journal où noter les situations où on s’est sentie particulièrement efficace ou, au contraire, dépassée. C’est grâce à cette auto-évaluation, que vous pourrez chercher des formations ou des outils spécifiques pour vous améliorer.

3. La gestion d’équipe

Connaître et comprendre son équipe

Il s’agit ici de connaitre chacun des membres de son équipe individuellement. Identifier d’une part, les forces et faiblesses individuelles et d’autre part, les motivations intrinsèques et extrinsèques.

Bien connaître les membres de son équipe permettra d’adapter son management aux différentes personnalités et besoins de chacun. Il sera alors possible de confier des tâches nécessitant une attention méticuleuse aux détails à certains, ou proposer des tâches plus axées sur la communication et les relations à d’autres ou encore dispenser un accompagnement plus poussé à un collaborateur débutant.

Pour cela il peut être intéressant et assez ludique d’utiliser le moving motivators, un jeu de cartes qui permet à chaque membre de l’équipe d’exprimer et partager ses motivations personnelles.

Il est également question de connaître l’équipe comme une un élément à part entière avec sa dynamique propre. Et pour cela favoriser la diversité des compétences peut s’avérer particulièrement utile. En effet, des compétences complémentaires peuvent créer une dynamique productive au sein de l’équipe.

Responsabiliser son équipe

C’est un élément très important. Pour obtenir les résultats attendus, il est nécessaire d’établir des attentes claires. Il est possible d’utiliser des outils comme les tableaux Kanban ou les logiciels de gestion de projet pour établir des objectifs clairement définis et mesurables.

Il peut aussi être utile d’encourager l’autonomie en utilisant la méthode « Management By Objectives » (MBO). Avec cette méthode, au lieu d’imposer ses propres méthodes, on définit des objectifs et on donne à son équipe la liberté de décider comment les atteindre. Cela permet de renforcer ainsi leur sens de l’autonomie ainsi que le sentiment de contrôle de leur activité.

La responsabilisation ne s’arrête pas à la définition des objectifs. Elle nécessite un système de rétroaction qui permet une réévaluation et un ajustement continus. Ces moments de rétroaction peuvent avoir lieu chaque semaine, plusieurs fois, selon les circonstances. Ce type de rituel instaure une culture de responsabilité et d’amélioration continue.

4. Les Compétences Relationnelles

Communiquer et faire preuve d’empathie

La communication n’est pas simplement un outil transactionnel pour délivrer des instructions ou des informations. C’est aussi un moyen de construire des relations, de comprendre les besoins émotionnels et professionnels de votre équipe. La communication permet également de créer un environnement de travail cohésif et soutenant.

La première étape est de maîtriser l’art de la communication ouverte et transparente. Cela signifie être honnête sur les attentes, fournir des commentaires constructifs et créer un espace où chaque membre de l’équipe se sent à l’aise pour partager ses pensées et ses préoccupations. Cette ouverture est le fondement sur lequel repose une communication efficace.

La communication empathique nécessite une écoute active. Cette forme d’écoute enrichit la relation manager-collaborateur et crée un sentiment de confiance et de respect mutuels.

De plus, le ton et le langage non verbal jouent un rôle crucial. Ils peuvent renforcer ou miner vos messages. Une posture ouverte, un contact visuel, et un ton de voix apaisant peuvent grandement améliorer la qualité de vos interactions.

A utiliser également dans la panoplie des outils de communication :

• Donner des feedbacks réguliers et de qualité,
• Intégrer dans son management les principes de la communications non violente
• Utiliser les outils qui facilitent la communication asynchrone et le partage d’information comme Slack par exemple.

5. Aller au-delà du management traditionnel

Adopter un leadership Agile

Le management traditionnel a ses mérites, mais dans un monde en perpétuel changement, s’y limiter serait une grave erreur. Adopter une approche plus flexible et innovante permet non seulement de rester compétitif, mais aussi de tirer le meilleur de son équipe en libérant son potentiel créatif.

La première stratégie est l’adoption du leadership Agile. Cela implique de sortir des modes de décision hiérarchiques rigides pour embrasser une approche plus flexible et collaborative. L’agilité dans le management favorise la réactivité et l’adaptabilité, deux qualités indispensables à l’ère du numérique. De plus, cela ouvre la porte à l’exploration de diverses méthodologies agiles qui peuvent être intégrées dans vos pratiques managériales pour les optimiser.

L’utilisation de la technologie à votre avantage est également cruciale. Des outils de gestion de projet aux systèmes d’analyse de données en passant par l’intelligence artificielle, les technologies modernes offrent une panoplie d’opportunités pour affiner sa prise de décision et augmenter l’efficacité de son équipe.

Enfin, la création d’une culture d’innovation est une étape fondamentale. Ceci n’implique pas seulement d’encourager l’équipe à penser en dehors des sentiers battus, mais aussi de mettre en place des mécanismes pour mesurer, évaluer et récompenser l’innovation. Cela peut être sous forme de bonus, de reconnaissance publique ou même de temps alloué à des projets personnels innovants.

Le rôle de la manager d’aujourd’hui va bien au-delà de la simple supervision. Les nouvelles managers doivent être des leaders capables de comprendre et d’accepter leur rôle, de gérer leur propre développement personnel et professionnel, et de construire des équipes fortes tout en encourageant une communication empathique. Aller au-delà des paradigmes traditionnels par l’adoption d’un leadership agile et l’utilisation judicieuse de la technologie s’avère indispensable.

Si vous êtes une manager débutante, le moment est venu de prendre les rênes de votre propre développement et celui de votre équipe. N’attendez pas. Commencez dès maintenant à appliquer ces principes dans votre travail quotidien. Vous verrez des améliorations notables dans la performance de votre équipe et dans votre propre satisfaction professionnelle.

Ressources complémentaires

• Les 16 styles de leadership des types MBTI
• Gestion du temps : les secrets d’une journée réussie avec le time-blocking
• Communication et management : 6 clés pour améliorer votre communication
• Comment être un manager coach?
• Découvrez le moving motivators
• « Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us » par Daniel H. Pink
• Asana ou Trello pour la gestion de projet
• Slack pour une communication d’équipe efficace