Avez-vous déjà vu le calendrier de certains managers qui donne l’impression qu’ils sont overbookés? La journée entière est remplie d’événements, codés par couleur. Alors soit ces managers sont effectivement hyper chargés, soit ils connaissent les secrets du « time blocking », le blocage de temps dans leur agenda.
Pour tout dire, le blocage de temps est une astuce de productivité que j’utilise au quotidien depuis plusieurs années. Et je peux affirmer que le « blocage de temps »time blocking », peut-être envisagé comme une bouée de sauvetage pour ceux qui se noient dans une mer d’obligations.
1. Qu’est-ce que le blocage de temps ?
Le blocage du temps consiste à établir des priorités et à programmer des tâches, des événements et des activités quotidiennes spécifiques sur votre calendrier afin de les réaliser ou d’y donner suite le jour prévu dans le temps imparti. Votre journée sera divisée en blocs de temps déterminés.
Chaque bloc est réservé à une tâche ou à un ensemble de tâches spécifiques. Ce n’est pas une simple liste des choses à faire, c’est un véritable engagement envers vous-même à faire quelque chose à un moment précis.
Contrairement à d’autres techniques, le « time blocking » garantit que chaque activité à sa place, réduisant ainsi le chevauchement et les conflits d’horaire.
Plutôt que d’espérer au hasard avoir le temps d’accomplir une tâche, le blocage de temps permet d’ajouter du temps dans votre calendrier.
2. Les activités concernées par le « time blocking »
- Les tâches spécifiques peuvent corresponde aux activités d’un projet, dont certaines vont demander de la concentration. Ce sont des choses pour lesquelles vous devez prévoir du temps dans votre journée pour vous assurer qu’elles seront traitées en temps opportun pour respecter le délai imparti.
- Les tâches récurrentes comme traiter vos e-mails, préparer des reporting ou des compte-rendus de réunions. Si vous passez sans cesse d’une tâche à l’autre, votre cerveau ne peut pas effectuer le travail aussi efficacement. Mieux vaut réserver du temps pour réaliser ces tâches de manière productive.
- Les habitudes seront plus faciles à mettre en place et à suivre dans la durée si vous ajoutez un bloc de temps à votre calendrier. Cela peut aller de l’heure de lecture à la planification de votre créneau de sport ou votre déjeuner avec votre meilleur ami.e.
3. Les avantages du « time blocking »
Au cœur du « time blocking » se trouve la nécessité de se connaître soi-même, de connaître ses besoins. Quels sont vos moments les plus productifs de la journée ? Quand avez-vous besoin de faire une pause ?
Le « time blocking » est un outil, et c’est à vous de décider comment l’utiliser de manière optimale. Voici ses 4 avantages principaux.
- La priorisation des tâches: Le « time blocking » apporte de la structure à la gestion des tâches. Il permet de déterminer plus facilement sur quoi concentrer son énergie chaque jour. En planifiant à l’avance et en allouant des périodes spécifiques à des tâches spécifiques, on met l’accent sur ce qui est véritablement essentiel. Cela permet non seulement de garantir que les priorités sont traitées, mais aussi d’offrir une clarté mentale en éliminant le débat intérieur constant sur ce qu’il faut faire ensuite.
- La diminution de la procrastination: Avec le « time blocking », cette tendance à remettre au lendemain ce qui pourrait être fait aujourd’hui est atténuée. En dédiant des créneaux horaires précis à des tâches précises, on se donne une obligation explicite à respecter. L’approche « c’est maintenant ou jamais » réduit la tentation de repousser les choses, car chaque tâche a son moment défini.
- L’amélioration de la concentration: De nos jours, les distractions sont omniprésentes. Un e-mail par-ci, une notification par-là, et avant qu’on s’en aperçoive, le focus est éparpillé. Le « time blocking » agit comme une barrière contre ces perturbations. En se consacrant pleinement à une tâche pendant un bloc de temps défini, on s’autorise à plonger dans un état de « flow », où la concentration est maximale et la productivité est à son apogée. C’est une invitation à être pleinement présent et engagé dans ce que vous faites.
- Le sentiment d’accomplissement: Il y a quelque chose d’incroyablement satisfaisant à regarder un calendrier rempli de blocs de tâches achevées. C’est la preuve visuelle de votre productivité, une carte de votre journée qui montre non seulement ce que vous aviez prévu de faire, mais aussi tout ce que vous avez effectivement accompli. Ce sentiment d’achèvement renforce la motivation et offre une sensation de réussite bien méritée à la fin de la journée.
3. Comment mettre en œuvre le « time blocking » ?
En fonction de votre routine quotidienne et de vos priorités, vous pouvez choisir une manière différente d’attribuer des blocs de temps à vos tâches.
Possibilité n° 1 : créer manuellement des blocs de temps
Adoptez une approche traditionnelle en utilisant votre agenda papier ou votre calendrier numérique. En segmentant votre journée en créneaux dédiés, vous déterminez précisément quand et combien de temps vous consacrerez à chaque activité.
Pour des tâches plus petites ou similaires, envisagez de les regrouper en un seul bloc pour optimiser l’utilisation de votre temps.
Par ailleurs, allouez des périodes spécifiques pour le travail nécessitant une concentration intense, où vous serez à l’abri des distractions.
Si vous prévoyez des réunions, non seulement pouvez-vous définir quand elles auront lieu, mais avec certains outils numériques, vous avez la possibilité de limiter les autorisations, empêchant ainsi d’autres personnes de surcharger inopportunément votre agenda.
Cette méthode de « time blocking » vous offre une maîtrise totale de votre emploi du temps, tout en assurant une organisation structurée de vos activités.
Possibilité n° 2 : Gérer des calendriers séparés
Pour ceux qui jonglent avec des responsabilités professionnelles et personnelles, avoir des calendriers séparés peut aider à garder tout en ordre. Un calendrier pour le travail, un pour la vie personnelle, et peut-être même un autre pour des projets parallèles.
Vous pouvez également envisager de créer un calendrier spécifiquement pour les blocs de travail. Cela permet de définir clairement des créneaux où vous vous consacrez à des tâches intenses, favorisant la concentration et minimisant les interruptions.
Pour vous y retrouver vous pourrez superposer les calendriers et activer ou désactiver leur visualisation selon vos besoins.
Possibilité n° 3 : utiliser un assistant de calendrier alimenté par l’IA
Plongez au cœur de l’innovation technologique ! Les assistants de calendrier, enrichis par l’intelligence artificielle, ont la capacité d’analyser en profondeur vos missions, vos priorités et vos inclinations.
Sur cette base, ils élaborent et vous proposent un agenda taillé sur mesure, optimisé pour répondre à vos besoins et maximiser votre efficacité. Transformez votre gestion du temps en une expérience à la fois intuitive et révolutionnaire.
A noter que l’utilisation de ces assistants peut-être restreinte par votre entreprise.
L’objectif de cet article est de vous aider à trouver une méthode de blocage du temps qui convient le mieux à votre style de vie et que vous êtes le plus susceptible d’utiliser de manière cohérente pour améliorer votre productivité. Si une approche ne fonctionne pas (ou si vos besoins changent !), essayez-en une autre. Vous pouvez concevoir un système structuré ou flexible, selon ce qui vous convient le mieux .
Alors dites-nous dans les commentaires quelle est votre méthode de « time blocking » préférée ?
Ressources complémentaires
Merci pour cet article qui tombe à pic ! J’ai un réel besoin d’être beaucoup plus organisée, je vais donc appliquer tes conseils 🙂 !
En ce début d’année, je cherche justement un système pour être plus organisée et plus efficace. Merci pour cet article qui me fait découvrir la méthode du time blocking. Je vais donc la tester sur les prochaines semaines pour voir si ce fonctionnement me convient!
Merci pour cet article très intéressant. J’utilise cette technique pour écrire des emailings et pour les articles depuis plusieurs années. Le terme « bloqué » est très parlant. Comme vous l’indiquez, elle crée des habitudes et c’est le meilleur moyen de tenir dans le temps lorsque la motivation interne est bien sûr là.
Super cet article merci pour les infos, ça va me servir, je n’avais pas pensé aux IA pour gérer mon agenda xD
Merci pour cet article! C’est vraiment intéressant cependant je fais beaucoup de choses qui demandent de la créativité et en me limitant dans le temps, est ce que je ne risque pas d’arrêter alors que je suis en plein « flow »… Peut être à tester en me laissant certaines plages plus grandes ou libres avec des options pour « combler les trous » si j’ai terminé avant ou si je suis moins inspirée…
Je pense en effet que tu vas devoir prévoir des plages plus grandes pour tes sessions de créativité pour éviter d’arrêter alors que tu es dans le flow.
Sachant que l’idée ave le time blocking n’est pas nécessairement de combler tous les trous de ton emploi du temps mais plutôt de t’assurer que tu as bien du temps réservé dans ton emploi du temps pour ce qui est important pour toi dans un cadre pro ou perso.
C’est une technique qui fonctionne tellement bien. Je l’utilise par obligation dans mon travail avec des rendez-vous pour les patients mais j’ai mis longtemps à réaliser que je pouvais l’utiliser pour… tout ! Bien gérer son temps, c’est avoir plus de temps 😀
Je vais me pencher sur cette technique car j’ai plutôt une tendance à la déconcentration. En revanche, je n’ai pas de problème de proscratination.. mais passer sans cesse d’une tâche à une autre diminue grandement la productivité!
Super article ! Effectivement j’utilise cette technique depuis quelques temps et ça marche super bien. Merci pour les astuces !
Merci pour ces conseils ! J’ai l’impression de courir après le temps en ce moment. Je vais essayer de revoir mon organisation et d’appliquer tout ça…
Merci pour cet article !
As-tu des exemple d’assistants de calendrier, enrichis par l’intelligence artificielle ?
J’allais demander la même chose !
Voici 4 applis d’assistants IA de planification qui feront certainement l’objet d’un article : Reclaim, Clockwise, Trevor et Clara.
Merci ! Je vais aller voir ça
Super article ! En effet il faut bien se connaître et faire des tests pour bien maîtriser cette technique.