6 Conseils pour optimiser la gestion de vos e-mails professionnels

Ne vous est-il pas déjà arrivé de passer toute une matinée à traiter vos e-mails à votre retour de congés ?Il se trouve qu’après une période de congés plus ou moins longue, se confronter à une boîte mail débordante est un scénario redouté par beaucoup de managers. Cette situation peut, malheureusement, être quotidienne, en particulier lorsque l’on travaille en équipe avec une correspondance régulière par courriel.

Autre scénario fréquent, vous commencez votre journée de travail en allumant votre ordinateur et accédez à votre boîte mail. Histoire de voir si des sujets sont tombés depuis votre dernière connexion. Souvent, cela vous conduit à revoir vos priorités de la journée, car en effet, vous avez découvert un sujet à traiter le plus vite possible avant de vous atteler à d’autres tâches.

Et si commencer sa journée de travail en gérant sa boîte mail était synonyme d’une journée destructurée?

Y-a-t-il des périodes privilégiées dans la journée pour la gestion des e-mails professionnels ? Existe-t-il des astuces pour optimiser le traitement des ses e-mails professionnels? Quelles sont les règes d’un e-mails efficace?

Dans cet article je vous partage des conseils pour optimiser la gestion de vos e-mails professionnels, dès aujourd’hui et pour l’avenir.

1. Comprendre sa messagerie

Avant de s’attaquer à la gestion des e-mails à proprement parler, il est très important de comprendre les fonctionnalités de sa messagerie. Cela vous évitera de vous disperser ou de vous sentir submergé.e dans le cadre de la gestion des e-mails.

Alors soyons clairs, une messagerie a deux fonctions principales : recevoir et transmettre des informations. Rien de plus !

Néanmoins, recevoir continuellement de l’information c’est très distrayant. Et on peut se retrouver à vérifier nos e-mails tout au long de la journée. Ce qui nous amène à fragmenter notre activité et prendre plus de temps que nécessaire pour réaliser certaines tâche. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de maîtriser la réception des messages.

Garder en tête ces 2 fonctionnalités va vous permettre d’envisager votre messagerie comme un outil de travail, un trieur d’information et pas comme un gestionnaire de tâches.

2. Une gestion des e-mails proactive

150 messages non lus ! Voir affiché en permanence le nombre d’e-mails non lus est souvent une source de stress. Les questions affluent, aurai-je le temps de traiter tous ces e-mails en plus de mes autres tâches? Comment être sûr.e de ne rien manquer? Et pire encore, cela pourrait occasionner de la procrastination pour réaliser cette tâche et ainsi faire augmente encore plus le volume d’e-mails non lus.

Pas besoin d’attendre voici, dès maintenant, une clé pour améliorer la gestion des e-mails, ce qui fonctionne, c’est de désencombrer régulièrement sa messagerie. Et pour cela 3 principes peuvent être appliqués :

1. En fin de semaine ma boite de réception est vide.

Pour éviter que :

• les e-mails s’entassent au fil des semaines,
• et également que la résistance à traiter ses e-mail naisse,

faites tout votre possible pour vider votre messagerie chaque semaine. La première action qui peut-être réalisée dans ce sens, c’est de se désabonner des newsletters inutiles.

2. Je traite mes e-mail et j’arrête de seulement les vérifier.

Lire ses e-mails sans les traiter cela va augmenter votre charge mentale. En effet, la tâche concernée va rester en toile de fond dans votre cerveau et vous aller y penser toute la journée, voir même parfois la nuit tant que la tâche ne sera pas effectuée. Alors, à l’avenir, lorsque vous consulterez votre boîte mail, agissez, laissez tomber la simple lecture des objets de mail.

3. Je traite mes e-mails à la chaine.

C’est à dire sans réfléchir par lequel commencer. Parce que réfléchir à quel e-mail traiter en priorité va vous demander plus d’attention que nécessaire. Cette énergie utilisée pour décider, c’est de l’énergie qui ne sera pas utilisée pour traiter vos e-mails. Au lieu de chercher à traiter l’e-mail le plus urgent, gérez vos e-mails à la chaîne, l’un après l’autre de manière systématique.

3. Traiter ses e-mails : les 4 actions possibles

Quel que soit le volume d’e-mail à traiter, il y a 4 possibilités d’action pour chaque e-mails. Face à un message savoir choisir l’une de ces actions est un élément crucial pour une bonne gestion des e-mails.

1. Supprimer le message, par exemple si c’est une publicité ou une newsletter inutile, direction la corbeille !

2. Utiliser le message, dans ce cas :

• Soit il s’agit d’une tâche et il faut l’intégrer à son gestionnaire de tâches. Si la tâche peut être réalisée en moins de 2 minutes, il faut l’effectuer dans la foulée sinon, il faut la planifier (cf méthode Getting things done de David Allen).
• Soit c’est une ressource (article à lire ou vidéo à regarder plus tard par exemple) et il faut l’enregistrer dans un dossier approprié.
• Soit c’est un évènement et il faut l’intégrer dans son agenda.

3. Répondre au message. Attention lorsque l’échange dépasse 3 ou 4 e-mails, il faut rechercher un autre mode de communication. N’oubliez pas que par message on ne véhicule qu’une partie des informations, il manque tout la partie non verbale qui contribue à mieux comprendre certaines positions de notre interlocuteur.

4. Le secret de la gestion des e-mails

Pour maximiser le temps de gestion des e-mails, le secret c’est de planifier des périodes spécifiques pour traiter vos e-mails. Il est plus efficaces de gérer ses mails à certaines périodes de la journée plutôt que de les vérifier toutes les 5 minutes. Vous gagnerez en concentration sur cette action de traitement de vos e-mail et également en efficacité de traitement.

Choisissez 2 à 3 plages dédiées au traitement de vos e-mails dans la journée. Une fois cela effectué, ne dérogez pas à cette nouvelle règle. Plus question de consulter vos e-mails de manière intempestive. Vous avez désormais des temps définis pour le faire.

Pendant ce temps de traitement de vos e-mails, désactivez les notifications qui sont une source de distraction.

Enfin, vérifiez seulement vos e-mails aux heures prévues.

6. Les indispensables d’un e-mail efficace

Vous avez maintenant les clés pour une gestion des e-mails efficace. Voici les règles incontournables à respecter lors de la rédaction d’un e-mail.

1. Utilisez des mots simples et des phrases courtes. Éviter de jargonner.
2. Rédigez un e-mail concis. On influence les autres avec ses propres comportement, si je veux que les autres envoient des e-mails concis.
3. Précisez le sujet spécifique. Il doit exprimer clairement et simplement l’objet du mail pour donner envie à son destinataire de le lire. Exemple : demande de devis pour organisation d’un séminaire pour la société X.
4. Débutez par une salutation qui s’adresse au(x) destinataire(s). Exemple : Bonjour X, .
5. Utilisez une phrase d’ouverture contextuelle. Cette phrase énonce le contexte dans lequel vous vous adresser à votre destinataire. Exemple : Je vous contacte suite à notre rencontre lors du salon Y qui s’est tenu la semaine dernière.
6. Poursuivez avec la demande spécifique. Il s’agit d’exposer précisément l’objet de la demande. Exemple : Ma société souhaite organiser un séminaire pour 30 collaborateurs sur une journée avec un déjeuner convivial. Nous souhaitons pouvoir également étudier vos possibilités d’animations spécifiques en fin de journée. Merci de m’indiquer si vous avez tous les éléments nécessaires pour établir un devis dans les meilleurs délais.
7. Terminez par une phrase de conclusion. Exemple : Je vous souhaite une bonne journée.
8. N’oubliez pas la signature. Elle doit permettre à votre destinataire de vous identifier rapidement et d’avoir vos autres coordonnées que l’e-mail. Exemple : Edna Oussou, Société Manager Pas à pas, Adresse et numéro de téléphone.
9. Les e-mails sont des écrits qui restent et peuvent être diffusés sans que vous en ayez le contrôle. Faites attention à ce que vous écrivez.

Avec ces conseils en main, abordez la gestion des e-mails professionnels avec confiance et efficacité. Dites moi dans les commentaires lequel de ces conseils vous allez appliquer en premier.

Ressources complémentaires :

• Livre : Getting things done, S’organiser pour réussir de David Allen
• Formation : pro de l’e-mail de Julien Gueniat
• 4 applications incontournables de prise de notes
• La technique Pomodoro un moyen simple de gagner en concentration
• 11 conseils de gestion du temps.