Dans un monde en perpétuelle quête de performance, l’idée de travailler plus dur semble être le credo de nombreux professionnels. Pourtant, cette approche ne garantit pas nécessairement une meilleure productivité. À l’ère du numérique, où l’information est omniprésente et les distractions à portée de clic, il devient essentiel de repenser nos méthodes de travail. L’objectif n’est plus de multiplier les heures derrière un écran ou sur un dossier, mais de chercher à optimiser notre efficacité.
Cet article propose de délaisser le culte du « toujours plus » au profit d’une approche plus intelligente et plus saine du travail. À travers neuf stratégies concrètes, je vous invite à explorer des méthodes éprouvées pour travailler mieux, et pas plus dur. De l’organisation personnelle à l’utilisation judicieuse des outils numériques, en passant par le renforcement de votre capacité à prioriser et à déléguer, chaque recommandation est une invitation à repenser votre manière de travailler.
L’objectif de ces conseils est de vous offrir des clés pour améliorer votre efficacité au travail, tout en préservant votre bien-être et votre équilibre personnel. Car au fond, travailler mieux, c’est aussi choisir de vivre mieux.
1. S’organiser avec des applications
Utilisez la technologie à votre avantage. Il existe aujourd’hui de nombreuses applications conçues pour nous aider à nous organiser et mieux structurer notre travail. Ces outils, tels que Trello, Asana et Evernote, offrent des plateformes où l’on peut planifier, suivre et collaborer sur des tâches et des projets.
Dit autrement, ces applications peuvent aider à mieux structurer son travail, améliorer son efficacité et gérer les priorités. L’essentiel est de trouver celle qui correspond le mieux à son mode de fonctionnement.
2. Privilégier le monotâche
Le multitâche est un mythe. Dans un monde hyper connecté où l’efficacité est souvent associée à la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, le multitâche est devenu une seconde nature pour beaucoup. Mais est-ce vraiment la meilleure manière de travailler ? Est-ce que cela permet vraiment de travailler mieux?
S’éparpiller entre différentes tâches dilue votre attention et nuit à votre efficacité. En vous concentrant sur une seule chose à la fois, vous serez plus performant et réduirez les erreurs.
Bien que le multitâche puisse sembler une compétence admirable, de nombreuses études montrent qu’il diminue en réalité notre productivité. Se concentrer sur une tâche à la fois permet non seulement de terminer cette tâche plus rapidement, mais aussi de la réaliser avec plus de précision et de qualité.
Le monotâche favorise une concentration profonde, réduit les erreurs et favorise une meilleure rétention d’informations.
Le multitâche a plusieurs conséquences négatives :
- Diminution de la productivité : Contrairement à la croyance populaire, jongler avec plusieurs tâches peut diminuer la productivité jusqu’à 40%. Chaque fois que nous passons d’une tâche à l’autre, nous perdons du temps dans ce que l’on appelle le « coût de commutation ».
- Augmentation des erreurs : Se disperser entre différentes missions nous expose à davantage d’erreurs car notre attention est diluée.
- Stress et épuisement : Le multitâche peut augmenter les niveaux de cortisol, l’hormone du stress, conduisant à une sensation d’épuisement et de burn-out.
- Diminution de la créativité : Se concentrer sur plusieurs choses à la fois entrave notre capacité à penser en profondeur et à faire preuve de créativité.
- Affaiblissement de la mémoire : Le cerveau a du mal à traiter et à stocker des informations lorsqu’il est sollicité par plusieurs tâches simultanément.
Toutefois, il est à noter que le multitâche peut dans certaines situations permettre de combiner des tâches sans risques. C’est le cas lorsqu’il s’agit de combiner une tâche cognitive avec une tâche physique : Par exemple, écouter un podcast en faisant du jogging ou en repassant.
3. Configurer un espace propice au succès
L’environnement dans lequel nous travaillons a un impact profond sur notre capacité à nous concentrer et à être productifs. Alors, créez un espace dédié, ordonné et inspirant, cela vous aidera à travailler mieux.
Un espace de travail bien organisé, exempt de distractions inutiles, peut faire des merveilles pour notre efficacité.
Des éléments tels qu’un éclairage approprié, un fauteuil confortable, et même la présence de plantes peuvent améliorer notre bien-être et notre performance.
4. Retour aux fondamentaux : stylo et papier
Dans notre monde numérisé, le stylo et le papier semblent désuets. Pourtant, prendre des notes à la main peut améliorer la mémorisation et la compréhension. De plus, écrire peut stimuler la créativité et aider à clarifier la pensée. Malgré les avancées technologiques, rien ne remplace le bon vieux duo stylo-papier.
En effet, selon des recherches menées par Pam Mueller et Daniel Oppenheimer, noter manuellement favorise un encodage plus profond des informations, contribuant ainsi à une meilleure mémorisation.
Lorsque nous écrivons à la main, notre vitesse de transcription est généralement plus lente par rapport à la frappe sur un clavier. Cette différence de rythme nous contraint à reformuler les idées, ce qui stimule le processus de réflexion critique et encourage la synthèse des informations.
De plus, la liberté offerte par le papier et le stylo permet de dessiner, d’esquisser des idées, de créer des cartes mentales ou des schémas, favorisant ainsi la créativité.
5. Désactivez vos notifications pour travailler mieux
Chaque notification reçue est une distraction potentielle. Préservez votre concentration en désactivant les alertes inutiles. Consultez vos e-mails et messages à des moments définis.
Chaque ding, bip ou vibration de notre téléphone ou ordinateur attire notre attention et nous éloigne de notre tâche. En désactivant ces notifications, nous réduisons les interruptions, ce qui permet de rester concentré et d’accroître la productivité.
Chaque notification, même si elle n’est pas immédiatement vérifiée, interrompt notre flux de travail et notre concentration. Il a été démontré que la simple réception d’une notification, même sans y répondre, peut être aussi distrayante que de répondre à un appel ou à un message.
Gloria Mark, chercheuse à l’Université de Californie, Irvine, a découvert qu’il faut en moyenne 23 minutes pour revenir à une tâche initiale après avoir été interrompu. Ces interruptions fréquentes peuvent donc entraîner une perte considérable de temps dans une journée de travail.
Outre les implications sur la productivité, des études ont montré que les interruptions fréquentes dues aux notifications peuvent augmenter le stress et le sentiment d’être débordé.
Sans les perturbations constantes des notifications, il est plus facile de suivre un planning ou de se consacrer à des périodes de travail ininterrompu, augmentant ainsi la productivité globale et la capacité à travailler mieux.
6. Apprendre à prioriser
Toutes les tâches ne se valent pas. Identifiez les plus importantes, celles qui auront un impact réel sur vos objectifs.
Savoir discerner ce qui est essentiel de ce qui ne l’est pas est crucial pour optimiser notre temps et travailler mieux. La matrice Eisenhower, par exemple, est un outil populaire qui aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
D’autres méthodes sont également intéressantes comme la méthode ABCD où on peut attribuer un type de tâche à chaque lettre :
- A pour les tâches essentielles
- B pour les tâches importantes mais pas vitales
- C pour les tâches qui seraient bien à réaliser mais qui ne sont pas critiques
- D pour les tâches à déléguer.
Il y a également la règle des deux minutes : si une tâche peut être réalisée en deux minutes ou moins, on l’exécute immédiatement. Cette règle, popularisée par David Allen dans sa méthode GTD (Getting Things Done), permet de libérer rapidement sa liste de petites tâches.
7. Concevoir une liste de tâches qui vous ressemble
Contrairement à la croyance populaire, il n’y a pas de « bonne » manière de créer une liste de tâches. Certains préfèrent une liste détaillée, tandis que d’autres optent pour une approche plus globale.
certaines personnes préfèrent commencer leur journée en exécutant les tâches prioritaires en premiers. Mais d’autres trouvent plus facile de débuter par les tâches plus faciles pour réduire considérablement la liste de tâches. Cela peut donner un boost d’énergie et de motivation.
L’important est de trouver une méthode qui vous convient et qui vous incite à agir.
8. Déléguer ou externaliser
Vous n’avez pas à tout faire vous-même. Reconnaissez vos forces et déléguez le reste.
Identifier les tâches que d’autres peuvent réaliser permet de se concentrer sur ce que l’on fait le mieux. Que ce soit en déléguant à des collègues ou en externalisant à des entreprises spécialisées, il est souvent judicieux de s’appuyer sur d’autres compétences.
9. L’intelligence artificielle à votre service
L’IA offre des opportunités incroyables pour augmenter la productivité. Qu’il s’agisse d’assistants virtuels, de chatbots pour répondre aux questions courantes ou d’outils d’analyse prédictive, l’IA peut automatiser et améliorer de nombreux aspects du travail. L’important est de s’assurer que ces outils sont utilisés de manière éthique et judicieuse.
La clé pour mieux travailler ? La personnalisation
Ce qui fonctionne pour l’un ne fonctionnera pas nécessairement pour l’autre. L’essentiel est de trouver ce qui vous convient le mieux et d’adapter ces stratégies à vos besoins. L’efficacité ne se mesure pas au nombre d’heures passées à travailler, mais à la qualité du travail accompli.
En définitive, améliorer sa productivité et travailler mieux ne réside pas dans l’accumulation des heures de travail, mais dans l’art de travailler de manière plus astucieuse. Chacune des stratégies évoquées dans cet article s’inscrit dans une démarche de personnalisation de votre approche du travail. En adoptant ces méthodes, vous ne vous contentez pas d’optimiser votre temps et vos ressources ; vous engagez également un processus vertueux qui bénéficiera à votre qualité de vie professionnelle et personnelle.
Prenez le premier pas vers une efficacité renouvelée en appliquant dès aujourd’hui une ou plusieurs de ces stratégies. Partagez vos expériences et vos succès dans les commentaires ci-dessous.
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Merci pour tout ces conseils, je vais personnellement surtout prioriser la monotâche et la priorisation, ce sont un peu mes points de faiblesse 🙂
Merci pour ton article et ces rappels tellement essentiel dans notre société avec les distractions infinies !!
Bonjour Edina,
Entièrement d’accord pour la monotâche pour être efficace et la bonne vieille méthode du papier et du stylo même si on travaille sur le web :).
Luc
Bonjour Edna. Rien de tel que le papier, perso, j’utilise la méthode du Bullet Journal et ça me réussi plutôt bien depuis les 6 dernières années 🙂
Bonjour, Je suis rédactrice web et pourtant, je n’arrive pas à me passer d’un stylo et d’un papier. Ces deux outils sont essentiels pour organiser mes idées et avancer plus vite dans mon travail. Mes pensées s’éclaircissent plus facilement grâce à eux !
J’adore le papier malgré mon amour pour les outils digitaux. Car comme tu l’as si bien souligné c’est plus créatif pour organiser ses idées.