Dans le tourbillon constant des défis professionnels, le/la manager moderne, cherche par tout moyens à accroître sa productivité personnelle. Particulièrement lorsqu’il/elle débute et jongle avec les responsabilités d’une vie de famille. Il/Elle se trouve face à un double défi : exceller dans son rôle de manager tout en maintenant un équilibre personnel et professionnel. La quête d’efficacité n’est pas seulement une question de gérer son temps. Il s’agit plutôt de composer une harmonie d’actions intentionnelles et de décisions judicieuses, orchestrées non seulement pour répondre aux exigences de son poste mais aussi pour nourrir son bien-être et celui de sa famille.
Dans le quotidien de chacun, il paraît tout à fait judicieux de se pencher sur la question de la productivité personnelle. Comment obtenir plus de résultats dans les délais impartis? Est-ce que cela se résume à accomplir plus de tâches en moins de temps? Ou bien faut-il passer plus de temps sur certaines tâches? Il semblerait que non, la productivité personnelle c’est plutôt l’art de prioriser, de décider et d’agir de manière stratégique pour que chaque minute consacrée au travail et à la maison compte.
En tant que manager débutant.e, l’enjeu est certainement d’autant plus significatif : il s’agit, non seulement, de trouver sa place dans un environnement managérial souvent exigeant mais également prouver sa capacité à diriger avec efficacité, empathie et intelligence stratégique.
Cet article se propose d’être une boussole dans cette quête de productivité personnelle avec la mise en avant d’une méthode de priorisation des activités tout à fait intéressante. Son objectif ? Vous aider à atteindre le niveau de performance que vous souhaitez tout en préservant l’essentiel : vos aspirations professionnelles et vos engagements personnels.
1. Diagnostiquer les obstacles à la productivité personnelle
Imaginez-vous assis.e à votre bureau, face à une liste de tâches qui semble s’allonger d’heure en heure. Vous savez que vous devez prioriser, mais chaque tâche vous semble aussi importante que la suivante. Vous vous retrouvez alors à analyser les pour et les contre de chaque action, tentant de déterminer laquelle mérite votre attention immédiate.
Cette réflexion, bien que partant d’une bonne intention, vous conduit dans un cycle d’analyse paralysante où, finalement, peu de décisions sont prises et encore moins d’actions sont menées. C’est un piège dans lequel de nombreux managers, tombent sans même s’en rendre compte.
Ajoutez à cela le flot incessant d’e-mails qui arrivent dans votre boîte de réception, chacun clamant son urgence. Vous vous sentez obligé de répondre immédiatement, craignant que le retard ne donne une mauvaise image de votre capacité à gérer.
Sans oublier les notifications sur votre téléphone, qui ne cessent de vous rappeler qu’il existe un monde au-delà de votre bureau, un monde qui demande également votre attention.
Ces distractions, bien qu’elles semblent mineures à l’unité, s’accumulent pour créer un environnement où le manque de concentration devient votre réalité quotidienne.
Face à ces défis, la première étape vers une productivité améliorée est de reconnaître ces obstacles. Demandez-vous : qu’est-ce qui m’empêche réellement d’avancer ? Est-ce cette incapacité à décider quelle tâche mérite ma priorité, ou est-ce cette tendance à laisser mon attention être accaparée par chaque nouvelle alerte ou e-mail ? (ou peut-être les deux ?)
La clé est de prioriser non seulement vos actions mais également de protéger votre espace mental. Cela peut signifier établir des moments précis de la journée pour consulter vos e-mails, tout en vous accordant des plages de travail ininterrompu où votre téléphone est hors de portée. Cela vous permettra de plonger profondément dans les projets qui nécessitent votre attention soutenue.
En prenant conscience de ces pièges et en mettant en place des stratégies pour les éviter, vous commencez non seulement à reprendre le contrôle de votre temps, mais également de votre capacité à agir de manière décisive et efficace. Rappelez-vous, chaque manager a traversé des moments de doute et de distraction, mais votre capacité à identifier et à surmonter ces obstacles vous définira et vous distinguera en tant que leader.
2. Les trois rôles du manager revisités sous l’angle de la productivité personnelle
Contrairement à l’idée préconçue le rôle de manager n’est pas unique. En effet, en tant que manager, vous jonglez constamment avec trois casquettes distinctes mais interconnectées : celle de patron.ne, de manager et de producteur.trice. Chacun de ces rôles joue une part essentielle dans la réalisation de vos objectifs, et leur équilibre est la clé d’une productivité personnelle optimale.
2.1. Le/la patronne : vision et stratégie
Dans le rôle de patron.ne, vous êtes le/la visionnaire, qui définit la direction à moyen – long terme et les objectifs stratégiques de votre équipe ou de votre projet. Cette casquette vous demande de lever le nez du guidon pour contempler l’horizon. Vous devez :
- Définir la vision : Où voulez-vous que votre équipe soit dans un an, trois ans, cinq ans ? Quels sont les grands objectifs à atteindre ?
- Établir des objectifs clairs : Fixez des buts spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART) qui guideront vos actions et celles de votre équipe vers cette vision.
- Gérer les relations externes : Cela implique de communiquer avec les parties prenantes, négocier avec les partenaires ou les clients, et représenter votre équipe ou votre entreprise auprès du monde extérieur.
2.2. Le/la manager : organisation et ressources
En tant que manager, vous orchestrez les ressources à votre disposition pour créer un environnement où les objectifs définis par le/la patron.ne peuvent être atteints. Ce rôle est centré sur l’organisation et l’optimisation des processus. Vous devez :
- Organiser les ressources : Qu’il s’agisse de gérer le budget, d’allouer le personnel aux projets ou de s’assurer que les outils et technologies nécessaires sont en place, votre rôle est de fournir à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour réussir.
- Détailler les objectifs : Appuyez-vous sur les objectifs définis par le/la patron.ne pour les rendre digestes pour votre équipe. Déclinez ces objectifs en sous-objectifs applicables à court terme.
- Définir les priorités : Identifiez les tâches qui doivent être réalisées en premier pour maximiser l’efficacité et l’impact. Cela inclut la gestion du temps et la délégation des responsabilités.
- Suivre les progrès : Mettez en place des systèmes pour suivre les avancées par rapport aux objectifs fixés, identifier les goulets d’étranglement et ajuster le plan d’action en conséquence.
2.3. Le/la producteur.trice : exécution et réalisation
Enfin, dans le rôle de producteur.trice, vous êtes dans l’arène, mettant en œuvre les plans établis par le/la manager pour réaliser la vision du/de la patron.ne. C’est là que les idées prennent forme grâce à l’action. Vous devez :
- Exécuter les tâches : Avec une attention méticuleuse aux détails, réalisez les activités quotidiennes qui contribuent directement aux objectifs de l’équipe.
- Suivre les processus : Appliquez les méthodes et procédures définies pour assurer la qualité et l’efficacité dans le travail.
- S’adapter et innover : Soyez prêt à ajuster votre approche face aux obstacles et à apporter des solutions créatives aux problèmes rencontrés.
L’équilibre et la synergie entre ces trois rôles garantissent non seulement que vous travaillez efficacement à un niveau personnel, mais aussi que vous inspirez et guidez votre équipe vers une productivité et une réussite collective. Comprendre comment naviguer entre ces rôles, en fonction des besoins du moment, est essentiel pour maximiser votre impact et votre productivité personnelle en tant que manager.
3. La méthode D.D.P.N comme pivot de la productivité personnelle
La méthode D.D.P.N s’inspire directement de l’acronyme MoSCoW, une technique de priorisation utilisée dans la gestion de projet, notamment dans les méthodologies agiles. Créée par Dai Clegg pour le développement logiciel Agile, cette méthode a été adaptée à de nombreux contextes pour aider à clarifier les priorités dans un cadre où les ressources (temps, attention, énergie) sont limitées.
La méthode D.D.P.N se distingue par sa simplicité et son efficacité. Elle offre un cadre robuste pour la priorisation des tâches. Elle nous invite à classer nos activités en quatre catégories essentielles :
- Dois faire (D) : Ces tâches sont non négociables, essentielles à votre rôle ou à la réussite du projet. Leur non réalisation a des conséquences immédiates et significatives.
- Devrais faire (D) : Important mais pas critique. Leur réalisation contribue à vos objectifs à long terme mais peut être reportée sans conséquences immédiates.
- Pourrais faire (P) : Ces activités sont utiles mais non essentielles. Elles peuvent être réalisées si les priorités « Dois faire » et « Devrais faire » sont déjà prises en charge et que des ressources supplémentaires sont disponibles.
- Ne ferais pas (N) : Tâches qui ne contribuent pas de manière significative à vos objectifs ou qui peuvent être déléguées, reportées indéfiniment, ou tout simplement éliminées.
Voici un exemple pour mieux comprendre comment cette méthode peut-être utilisée. Imaginons Lisa, manager dans une entreprise technologique, qui cherche à appliquer la méthode D.D.P.N pour optimiser sa semaine de travail. Voici comment elle pourrait classer ses tâches :
- Dois faire : Préparer et présenter le rapport d’avancement du projet à la direction. Cette tâche est essentielle car elle influence les décisions stratégiques et le financement du projet.Devrais faire : Planifier la session de formation sur le nouveau logiciel pour son équipe. Bien que cette tâche soit importante pour améliorer l’efficacité de l’équipe, elle peut être reportée de quelques jours sans impacter le projet de manière critique.Pourrais faire : Participer à un webinaire sur les nouvelles tendances technologiques. Cette activité est enrichissante et pourrait inspirer de nouvelles idées, mais elle n’est pas essentielle à la réussite immédiate de ses projets.Ne ferais pas : Réorganiser l’archive des documents du projet. Bien que cela puisse sembler utile, il est plus judicieux que Lisa délègue cette tâche ou l’élimine de sa liste de priorités, car elle n’apporte pas de valeur directe à ses objectifs actuels.
Et maintenant, vous pouvez vous aussi utiliser cette méthode pour améliorer votre productivité personnelle.
4. Planification et anticipation: les armes secrètes du manager productif
La planification et l’anticipation constituent les fondements d’une gestion du temps réussie et par voie de conséquence, un essentiel de la productivité personnelle, pour tout manager. En prévoyant à l’avance les tâches et les décisions, vous minimisez la fatigue décisionnelle et optimisez votre énergie pour l’action. L’utilisation d’outils comme les agendas numériques, les applications de gestion de projets, et les listes de tâches traditionnelles, permet de structurer votre journée de travail en une série d’actions ciblées et intentionnelles.
Pour naviguer habilement entre les rôles de patron.ne, de manager et de producteur.trice, il est essentiel de comprendre comment allouer votre temps de manière efficace. Voici une répartition recommandée à titre indicatif à adapter selon votre situation personnelle et selon les spécificités de votre organisation :
- Patron.ne (10%) : Consacrez environ 10% de votre temps à définir la vision, à établir des objectifs stratégiques et à gérer les relations externes. Cela peut se traduire par une journée par semaine ou quelques heures chaque jour, dédiées à la réflexion stratégique et à la planification à long terme.
- Manager (50%) : Allouez la moitié de votre temps à l’organisation des ressources, à la définition des priorités et au suivi des progrès. Cela inclut la gestion quotidienne de l’équipe, la planification des projets et la résolution de problèmes opérationnels. Utilisez des outils de gestion de projet pour visualiser les tâches et mesurer l’avancement, et planifiez des réunions régulières pour le suivi et l’ajustement des plans.
- Producteur.trice (40%) : Réservez 40% de votre temps à l’exécution des tâches. C’est le moment d’être dans l’arène, de mettre la main à la pâte et de réaliser les activités qui contribuent directement à vos objectifs et à ceux de votre équipe. Pendant ces périodes, minimisez les distractions pour maximiser votre concentration et votre efficacité.
Pour mettre en pratique cette répartition, commencez par examiner votre agenda hebdomadaire et identifiez des blocs de temps que vous pouvez dédier spécifiquement à chacun de ces rôles.
- Bloquez le lundi matin pour la réflexion stratégique en tant que patron.ne, où vous évaluerez les objectifs à long terme et ajusterez les plans en conséquence.
- Réservez des blocs de temps chaque jour pour les tâches de management, comme la coordination des équipes, les réunions de suivi et la planification des ressources.
- Choisissez des périodes de concentration, peut-être les après-midis ou quand vous êtes le moins susceptible d’être interrompu, pour vous immerger dans le rôle de producteur.trice et travailler sur les livrables.
En planifiant intentionnellement votre semaine autour de ces rôles, vous créez un équilibre qui non seulement augmente votre productivité personnelle mais aussi celle de votre équipe. Cette approche vous permet de rester agile, réactif.ve et toujours aligné.e avec vos objectifs stratégiques, tout en gérant efficacement les opérations quotidiennes en contribuant directement à l’effort collectif.
La productivité personnelle est un voyage constant d’amélioration et d’adaptation. En tant que managers, nous avons à notre disposition une panoplie de techniques et d’outils pour naviguer dans ce voyage. En abordant notre rôle avec intention, en planifiant judicieusement nos actions, et en affinant notre processus décisionnel, nous pouvons atteindre une efficacité sans précédent. L’invitation est lancée : expérimentez, trouvez votre équilibre unique entre réflexion et action, et élevez votre productivité à des niveaux inégalés.
Ressources complémentaires :
Ton article offre une perspective enrichissante sur la manière d’accroître la productivité personnelle, en particulier pour les managers débutants cherchant à naviguer dans les défis du leadership tout en préservant un équilibre de vie sain. La méthode D.D.P.N, inspirée de l’acronyme MoSCoW, offre un cadre simple mais efficace pour prioriser les tâches et gérer le temps de manière plus intentionnelle. Ton approche holistique, qui reconnaît la nécessité d’équilibrer les responsabilités de leadership avec les besoins personnels, est à la fois pratique et inspirante. Merci pour cet article bien structuré et informatif qui sert de guide précieux pour les managers en quête d’efficacité et d’épanouissement professionnel.
Merci pour cet article intéressant ! Je ne connaissais pas la méthode DDPN, cela fait penser à la matrice d’Eisenhower, aussi bien utile 🙂
En effet, la méthode DDPN ou MoSCoW est une alternative me semble-t-il plus pratique à la matrice d’Eisenhower qui est plus connue.
J’adore l’idée de planifier et d’anticiper comme armes secrètes du manager productif. Cela souligne l’importance de ne pas seulement travailler dur, mais aussi de travailler intelligemment. L’article offre des perspectives précieuses sur la façon d’approcher la productivité personnelle d’une manière plus stratégique. Super article 😉
Merci pour cet article qui nous remet bien au clair avec ce sujet de la productivité, un sujet sur lequel on ne cesse de s’améliorer effectivement