6 Conseils pour optimiser la gestion de vos e-mails professionnels

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Après une période de congés plus ou moins longue, se confronter à une boîte mail débordante est un scénario redouté par beaucoup. Cette situation peut, malheureusement, être quotidienne, en particulier lorsque l’on travaille en équipe avec une correspondance régulière par courriel. C’est pour cette raison que quelques conseils pour gérer des e-mails sont bienvenus.

Dans cet article je vous partage des conseils pour optimiser la gestion de vos e-mails professionnels, aujourd’hui et pour l’avenir.

1. Comprendre sa messagerie

Une messagerie a deux fonctions principales : recevoir et transmettre des informations.

Néanmoins, recevoir continuellement de l’information c’est très distrayant. Et on peut se retrouver à vérifier nos e-mails tout au long de la journée. Ce qui nous amène à fragmenter notre activité et prendre plus de temps que nécessaire pour réaliser certaines tâche. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de maîtriser la réception des messages.

Garder en tête ces 2 fonctionnalités va vous permettre d’envisager votre messagerie comme un outil de travail, un trieur d’information et pas comme un gestionnaire de tâches.

2. Une gestion proactive des e-mails

Voir affiché en permanence le nombre d’e-mails non lus est souvent une source de stress.

L’une des clés pour mieux gérer ses e-mails , c’est de désencombrer régulièrement sa messagerie. Et pour cela 3 principes peuvent être appliqués :

1. En fin de semaine ma boite de réception est vide. Pour éviter que les e-mails s’entassent au fil des semaines et également éviter que la résistance à traiter ses e-mail naisse. Faites tout votre possible pour vider votre messagerie chaque semaine. La première action qui peut-être réalisée dans ce sens, c’est de se désabonner des newsletters inutiles.

2. Je traite mes e-mail et j’arrête de seulement les vérifier. Lire ses e-mails sans les traiter cela va augmenter votre charge mentale. En effet, la tâche concernée va rester en toile de fond dans votre cerveau et vous aller y penser toute la journée, voir même parfois la nuit tant que la tâche ne sera pas effectuée.

3. Je traite mes e-mails à la chaine. C’est à dire sans réfléchir par lequel commencer. Parce que réfléchir à quel e-mail traiter en priorité va vous demander plus d’attention que nécessaire. Cette énergie utilisée pour décider, c’est de l’énergie qui ne sera pas utilisée pour traiter vos e-mails.

A lire également : 11 conseils de gestion du temps.

3. Traiter ses e-mails : les 4 actions

Il y a 4 possibilités d’actions pour le traitement des e-mails :

1. Supprimer le message, par exemple si c’est une publicité ou une newsletter inutile.

2. Utiliser le message, dans ce cas :

  • Soit il s’agit d’une tâche et il faut l’intégrer à son gestionnaire de tâches. Si la tâche peut être réalisée en moins de 2 minutes, il faut l’effectuer dans la foulée sinon, il faut la planifier (cf méthode Getting things done de David Allen).
  • Soit c’est une ressource (article à lire ou vidéo à regarder plus tard par exemple) et il faut l’enregistrer dans un dossier approprié.
  • Soit c’est un évènement et il faut l’intégrer dans son agenda.

3. Répondre au message. Attention lorsque l’échange dépasse 3 ou 4 e-mails, il faut rechercher un autre mode de communication. Car il ne faut pas oublier que par message on ne véhicule qu’une partie des informations, il manque tout la partie non verbale qui contribue très souvent à mieux comprendre certaines positions de notre interlocuteur.

4. Archiver le message.

4. Rédiger des e-mail professionnels

  1. Utiliser des mots simples et des phrases courtes. Éviter de jargonner.
  2. Les e-mails sont des écrits qui restent et peuvent être diffusés sans que vous en ayez le contrôle. Faites attention à ce que vous écrivez.
  3. On influence les autres avec ses propres comportement, si je veux que les autres envoient des e-mails concis, j’envoie des e-mails concis.

5. Maximiser son temps de gestion des e-mails

Planifiez des périodes spécifiques pour traiter vos e-mails. Il est plus efficaces de gérer ses mails à certaines périodes de la journée plutôt que de les vérifier toutes les 5 minutes. Vous gagnerez en concentration sur cette action de traitement de vos e-mail.

Désactivez les notifications qui sont une source de distraction. Et vérifiez seulement vos e-mails aux heures prévues.

A lire également : La technique Pomodoro un moyen simple de gagner en concentration.

6. Les indispensables d’un e-mail efficace

  1. Un sujet spécifique. Il doit exprimer clairement et simplement l’objet du mail pour donner envie à son destinataire de le lire. Exemple : demande de devis pour organisation d’un séminaire pour la société X.
  2. Une salutation qui s’adresse au(x) destinataire(s). Exemple : Bonjour X, .
  3. Une phrase d’ouverture contextuelle. Cette phrase énonce le contexte dans lequel vous vous adresser à votre destinataire. Exemple : Je vous contacte suite à notre rencontre lors du salon Y qui s’est tenu la semaine dernière.
  4. La demande spécifique. Il s’agit d’exposer précisément l’objet de la demande. Exemple : Ma société souhaite organiser un séminaire pour 30 collaborateurs sur une journée avec un déjeuner convivial. Nous souhaitons pouvoir également étudier vos possibilités d’animations spécifiques en fin de journée. Merci de m’indiquer si vous avez tous les éléments nécessaires pour établir un devis dans les meilleurs délais.
  5. Une phrase de conclusion. Exemple : Je vous souhaite une bonne journée.
  6. Une signature. Elle doit permettre à votre destinataire de vous identifier rapidement et d’avoir vos autres coordonnées que l’e-mail. Exemple : Edna Oussou, Société Manager Pas à pas, Adresse et numéro de téléphone.

A lire également : 4 applications incontournables de prise de notes.

Pour aller plus loin…

Livre : Getting things done, S’organiser pour réussir de David Allen

Formation : pro de l’e-mail de Julien Gueniat

Avec ces conseils en main, abordez votre gestion d’e-mails avec confiance et efficacité. Dites moi dans les commentaires lequel de ces conseils vous allez appliquer en premier.

One thought on “6 Conseils pour optimiser la gestion de vos e-mails professionnels”

  1. Merci pour tous ces conseils. Effectivement, l’email peut s’avérer très vite, une tâche extrêmement chronophage.
    Couplé à de l’emailing, la boîte est vite saturée.
    Pour travailler dans le domaine de l’Emailing, il est aussi important de signaler les expéditeurs indélicats.
    Il est par exemple interdit de prospecter des professionnels pour des prestations en dehors de leur fonction.
    Un moyen de désabonnement indentifiable et rapide est à inclure.
    Et il faut bien sûr former, les équipes en interne pour éviter des emails pour tout et rien.

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